Сè што треба да знаете за е-фактурата: што се менува за македонските компании

Електронското фактурирање во Македонија влегува во нова фаза. Системот „е-Фактура“ на Управата за јавни приходи веќе се тестира, а институциите го најавуваат како една од клучните реформи во дигитализацијата на даночниот систем и борбата против сивата економија. 

За компаниите, промената значи дека фактурирањето повеќе нема да биде само прашање на испраќање PDF документ по е-пошта. Фактурата ќе треба да се креира и разменува преку системот на УЈП, со технички и даночни правила кои овозможуваат автоматска обработка.

Што е е-фактура?

Наједноставно кажано, е-фактурата е електронска фактура која се креира, испраќа и прима во структуриран формат што може автоматски да го обработуваат компјутерските системи.

Ова е важна разлика. PDF фактура испратена преку е-пошта не е исто што и структурирана е-фактура.

Кај класичната PDF фактура, човекот или сметководствениот софтвер треба да ги прочита и внесе податоците. Кај структурираната е-фактура, информациите за издавачот, купувачот, ставките, данокот и вкупниот износ се организирани на начин кој овозможува автоматска обработка.

Токму ова е суштината на реформата: фактурата да стане податок кој може директно да се разменува меѓу информациските системи, а не само дигитална слика на хартиен документ.

Зошто се воведува системот?

Министерството за финансии и УЈП го поврзуваат проектот со неколку цели: намалување на административниот товар за компаниите, дигитализација на даночните процеси, подобра наплата на даноците и намалување на сивата економија.

Министерката за финансии Гордана Димитриеска-Кочоска во јануари изјави дека е-фактурата треба да ги замени традиционалните процеси со хартија и физички документи и да овозможи попрецизни податоци за даночниот систем. 

Подоцна, Министерството дополнително објасни дека целта е преку централизираниот систем да има подобра евиденција на прометот и основа за понатамошна автоматизација на даночните процеси. 

Тоа значи дека е-фактурата не треба да се гледа само како нов начин за испраќање фактури. Таа е дел од поширока дигитализација на односот меѓу компаниите и даночната администрација.

Кога почна воведувањето?

УЈП во 2026 година постепено го тестира системот. Во првата фаза се тестираше поврзувањето на ERP системите на компаниите со системот „е-Фактура“. Во втората фаза беа додадени API сервиси за преземање, прифаќање, одбивање и сторнирање на е-фактури, како и тестирање на различни даночни индикатори. 

Во јуни 2026 УЈП објави дека започнала и третата фаза, во која компаниите можат да користат веб-апликација за тестирање на креирање, испраќање, прифаќање, одбивање и сторнирање е-фактури. 

За компаниите ова е особено важно бидејќи тестирањето не е наменето само за големи системи. УЈП наведува дека веб-апликацијата може да ја користат мали, средни и големи компании, независно од нивната техничка подготвеност. 

Кој треба да се подготви?

Најважно е компаниите да не го третираат е-фактурирањето како промена која треба да се решава во последен момент.

УЈП веќе ги повика компаниите кои користат сопствени или комерцијални системи за фактурирање да ги усогласат своите решенија со техничките барања и да учествуваат во тестирањето.

За компанија што користи ERP или сметководствен софтвер, тоа практично значи да провери:

• дали софтверот ќе може да комуницира со системот на УЈП;
• дали добавувачот подготвил интеграција;
• како ќе се потпишуваат документите;
• како ќе се обработуваат примените фактури;
• како ќе се врши прифаќање, одбивање и сторнирање;
• како ќе се архивираат документите;
• кој во компанијата ќе има пристап и овластувања.

За компаниите без ERP систем, УЈП предвидува користење на веб-апликацијата, што треба да овозможи директно работење со системот.

Како ќе функционира е-фактурата?

Основната логика е релативно едноставна.

Компанијата ја креира фактурата во својот систем или преку предвидената веб-апликација. Податоците се подготвуваат според спецификациите на УЈП, а документот се доставува до системот „е-Фактура“.

Системот потоа ги обработува и проверува податоците. Во зависност од сценариото, фактурата може да биде прифатена, одбиена или сторнирана.

За компаниите кои сакаат директна интеграција, клучен е API пристапот. УЈП веќе објавува техничка документација и спецификации за интеграцијата преку својата е-Фактура документација. 

Што значи ова за сметководителите?

Е-фактурата потенцијално може да елиминира дел од рачната работа.

Наместо сметководителот да добие PDF, да ги проверува податоците и потоа рачно да ги внесува во сметководствениот систем, структурираните податоци може директно да се обработат.

Тоа може да значи помалку внесување податоци, помалку грешки и побрзо книжење.

Но, дигитализацијата не значи дека сметководителот станува непотребен. Напротив, неговата улога се поместува кон контрола на податоците, даночна усогласеност, проверки и обработка на исклучоци.

А што значи за ИТ секторот?

За ИТ тимовите промената е значително поконкретна.

Компаниите кои имаат сопствен ERP, billing или accounting систем ќе мора да обезбедат интеграција со инфраструктурата на УЈП. Тоа вклучува работа со API, автентикација, дигитално потпишување, обработка на одговори од системот и соодветно логирање.

УЈП веќе предупреди дека спецификациите во текот на тестирањето се ажурираат. Во втората фаза, на пример, беа направени промени во структурата на API повиците и JSON форматот, поради што компаниите морале повторно да ги приспособат своите системи. 

Затоа интеграцијата не треба да се остави само како задача за сметководството. Во зависност од големината на компанијата, во подготовката треба да бидат вклучени финансискиот сектор, сметководството, ИТ тимот и менаџментот.

Дали треба да се купи нов софтвер?

Не нужно. Ако постојниот ERP или сметководствен систем може да се надгради и да се интегрира со системот на УЈП, компанијата може да продолжи да го користи.

УЈП токму затоа работи со компании кои развиваат и одржуваат системи за фактурирање, со цел тие да ги усогласат своите решенија со барањата на новиот систем. 

За помалите компании, пак, веб-апликацијата на УЈП може да биде едноставно решение ако немаат потреба од комплексна ERP интеграција.

Што треба да направи една компанија уште сега?

Најдобар пристап е подготовката да се направи во неколку чекори.

Прво, проверете дали сте опфатени со обврската. Ова треба да се направи во консултација со сметководител или даночен советник.

Второ, проверете го постојниот софтвер. Прашајте го добавувачот дали системот ќе поддржува е-Фактура и кога ќе биде достапна интеграцијата.

Трето, тестирајте. УЈП веќе има тест платформа и ги повикува компаниите да ја користат. 

Четврто, проверете ги дигиталните сертификати и овластувањата.

Петто, направете интерен процес. Треба однапред да биде јасно кој креира фактура, кој ја испраќа, кој ги следи одбиените документи и кој ги обработува сторнирањата.